Archiwum
Zakres działania archiwum zakładowego
- Archiwum zakładowe gromadzi materiały archiwalne (kat. A) i dokumentację niearchiwalną (kat. B).
- Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:
- przejmowanie akt z działów i innych jednostek organizacyjnych
- przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych akt oraz prowadzenie ich pełnej ewidencji
- udostępnianie akt,
- przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego ,
- współpraca z działami i innymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie postępowania z wszelką dokumentacją.
- opracowanie przepisów kancelaryjno - archiwalnych.
Udostępnianie akt
Akta przechowywane w archiwum zakładowym są udostępniane dla celów służbowych w pomieszczeniu archiwum, a w uzasadnionych przypadkach mogą być wypożyczane poza archiwum.
Wypożyczenie akt z archiwum odbywa się na podstawie karty udostępniania akt (dostępna na miejscu w Archiwum) za zgodą kierownika komórki organizacyjnej , która dane akta wytworzyła. Wypożyczający akta ponosi pełną odpowiedzialność za całość akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie. Przy zwrocie akt pracownik prowadzący archiwum sprawdza ich stan, a fakt zwrotu odnotowuje na karcie udostępniania w obecności zwracającego akta.
Archiwum zakładowe udostępnia wyłącznie całe teczki aktowe, a nie pojedyncze dokumenty z nich wyjęte.
Zasób archiwalny służy przede wszystkim potrzebom Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii.
Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie Kierownika Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii.
W pisemnym wniosku należy podać:
- tytuł materiału archiwalnego lub temat, którego on dotyczy,
- cel i przewidywany sposób wykorzystania materiału archiwalnego,
- nazwę jednostki organizacyjnej lub imię i nazwisko osoby ubiegającej się o udostępnienie materiału archiwalnego.
Wydawanie akt z archiwum poza archiwum Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii następuje wyłącznie za zgodą Kierownika Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii.
